Trong đó, mã số hồ sơ học tập suốt đời của công dân là số định danh cá nhân. Nó như "mật khẩu" để người dân truy cập vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục. Các thông tin từ học bạ, văn bằng, chứng chỉ, kết quả học tập trên hệ thống dữ liệu này còn được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền số hóa, tích hợp vào ứng dụng VNeID, lưu trữ vĩnh viễn.
Người dân có thể sử dụng dữ liệu thay thế giấy tờ truyền thống. Hiện, học bạ và và các loại văn bằng được sử dụng phổ biến trong các thủ tục như chuyển trường, nhập học, ứng tuyển việc làm... Cơ quan quản lý, trường học được tra cứu thông tin qua mã số hồ sơ học tập nhưng phải theo thẩm quyền và tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Bộ Giáo dục và Đào tạo đặt mục tiêu tất cả người học có mã này trước ngày 1/1/2027. Những người chưa có số định danh cá nhân sẽ được Bộ cấp mã riêng. Đồng thời, từ thời điểm này, các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phải tạo lập đầy đủ dữ liệu cho người học.
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu học bạ, văn bằng số cho người học theo mã định danh cá nhân đã được nêu trong chương trình hành động thực hiện Nghị quyết 71 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển giáo dục và đào tạo.
Trước đó, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo vừa ban hành Thông tư số 10/2026/TT-BGDĐT ban hành Quy chế văn bằng, chứng chỉ (VBCC) của hệ thống giáo dục quốc dân, có hiệu lực thi hành từ ngày 15/4/2026. Trong đó, thay việc cấp bằng tốt nghiệp THCS bằng xác nhận hoàn thành chương trình THCS trong học bạ; hiệu trưởng cấp bằng tốt nghiệp THPT; bổ sung bằng trung học nghề; bổ sung hình thức văn bằng số, chứng chỉ số; đồng thời mở rộng phạm vi điều chỉnh bao gồm cả VBCC của giáo dục nghề nghiệp.
Quy chế cũng thể chế hóa chủ trương chuyển đổi số toàn diện trong giáo dục và đào tạo, đặc biệt trong công tác quản lí VBCC. Cụ thể, Quy chế bổ sung khái niệm VBCC số; quy định việc cấp, lưu trữ, xử lí; cấp bản sao, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ VBCC số; quy định xây dựng, cập nhật, khai thác cơ sở dữ liệu (CSDL) VBCC và danh mục các trường thông tin bắt buộc cập nhật. Bộ Giáo dục và Đào tạo xây dựng CSDL VBCC dùng chung toàn quốc để phục vụ cấp VBCC số, lưu trữ dữ liệu đã cấp và công khai thông tin về cấp VBCC.
Việc cập nhật, công khai thông tin được áp dụng cả với VBCC đã cấp trước khi Thông tư có hiệu lực. Thông tin trích xuất từ CSDL có giá trị pháp lí như thông tin trong sổ gốc; thông tin tra cứu từ CSDL hoặc trên ứng dụng VNeID được sử dụng thay cho bản sao từ sổ gốc và có giá trị xác minh VBCC.
