Trong những năm đại học, trước khi được trường cung cấp email có đuôi edu của trường, việc trao đổi thông tin, bài tập giữa các bạn tân sinh viên và giáo viên sẽ được thực hiện thông qua các tài khoản email cá nhân.
Do đó, các tân sinh viên cần lưu ý tạo cho mình một tài khoản email thật chuyên nghiệp ngay từ những năm đầu ngồi ghế đại học.
Tạo một tài khoản email nghiêm túc
Những email "xì tin" được sử dụng trước đây có thể sẽ tạo ấn tượng xấu với thầy cô và công ty sau này. Hãy đảm bảo tên email của bạn thể hiện rõ tên của mình.
Cách tốt nhất để có một email nghiêm túc là tạo email với tên của bạn và kèm theo một số đặc điểm khác như tên viết tắt của trường đại học (lytuananh.ussh@...), mục đích tạo email (nguyenthaomy.work@...), hoặc năm sinh (lenguyen99@...). Những email như thế này thường dễ nhận dạng và được đánh giá cao hơn.
Trau chuốt từ tiêu đề đến chữ ký cuối email
Một tài khoản email lịch sự vẫn chưa đủ nếu sinh viên không nắm rõ những nguyên tắc viết email phù hợp trong từng trường hợp. Rất nhiều bạn sinh viên khi nộp bài tập cho giáo viên chỉ chèn file bài tập và nhấn gửi mà không ghi thêm bất cứ chữ nào trong nội dung email. Điều này chắc chắn sẽ không làm hài lòng những giáo viên dễ tính nhất.
Điều quan trọng nhất khi giáo viên nhìn vào email của bạn chính là tiêu đề mail. Tiêu đề email cũng chính là thứ được nhìn vào đầu tiên kể từ lúc giáo viên nhận được email của bạn. Do đó, hãy sử dụng những tiêu đề email ngắn gọn, rõ ràng để giáo viên nhận biết mục đích gửi mail của bạn là gì.
Một email thiếu đi lời chào hỏi chắc chắn sẽ khiến giáo viên hoặc bất cứ người nhận email nào cảm thấy không được tôn trọng. Hãy cân nhắc cách sử dụng các danh xưng để không làm phật lòng người nhận email.
Sau những câu chào hỏi, hãy dành một hoặc hai câu để giới thiệu bản thân. Sau đó, hãy đề cập đến mục đích gửi email và tiếp tục trình bày những nội dung chính một cách ngắn gọn và dễ hiểu.
Một ví dụ chữ ký cá nhân đơn giản
Khi kết thúc email, đừng quên kèm theo chữ ký cá nhân. Đây là một yếu tố giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với người nhận email. Trong chữ ký cá nhân, hãy ghi lại rõ họ tên đầy đủ của bạn kèm theo ngành, khoa đang theo học. Bạn cũng có thể chèn thêm số điện thoại cá nhân và địa chỉ email để thầy cô sử dụng trong trường hợp cần thiết.
Sử dụng giọng văn phù hợp và kiểm tra kỹ nội dung trước khi nhấn gửi
Trong từng trường hợp khác nhau, giọng văn cũng sẽ được sử dụng khác nhau. Khi gửi mail cho giáo viên, giọng văn chắc chắn phải lịch sự, lễ phép.
Khi viết email dù ngắn hay dài, sinh viên cũng nên đọc lại nội dung email một vài lần trước khi nhấn gửi. Những lỗi nhỏ như chính tả, cách câu, thiếu dấu,... chắc chắn sẽ khiến người nhận có những trải nghiệm không tốt trong lúc đọc email.
Do đó, để được đánh giá cao về tính chuyên nghiệp của mình, các bạn sinh viên hãy dành thời gian xem lại toàn bộ nội dung email từ tiêu đề đến chữ ký trước khi gửi đi email cho bất cứ ai.
