Đa số các khách sạn đều quy định giờ check in (nhận phòng) là 14h hoặc muộn hơn. Giờ check out (trả phòng) luôn được quy định trước 12h. Tiền phòng sẽ được tính tối đa từ 14h hôm trước đến 12h hôm sau.
Theo nghiên cứu, phần lớn du khách tìm đến khách sạn để nghỉ ngơi qua đêm. Nếu tính theo giờ hành chính (từ sáng đến chiều tối) có thể phù hợp với giờ làm việc của nhân viên nhưng không thuận tiện cho du khách. Chính vì vậy, giờ check out được lựa chọn là 12h trưa hoặc sớm hơn. Thời gian này phù hợp để du khách thức dậy, dọn đồ và ăn nhẹ trước khi trả phòng.
Các nhà nghỉ bình dân dạng hostel hay dạng con nhộng sẽ có giờ check out sớm hơn là khoảng 11h. Vì lượng khách của những cơ sở này khá đông. Nếu nhiều khách cùng trả phòng một lúc, khách sạn sẽ cần nhiều thời gian hơn.
Giờ nhận phòng của khách tiếp theo được quy định là 14h hoặc muộn hơn nhưng không quá 16h. Khoảng thời gian ở giữa cách nhau ít nhất 2 tiếng để thực hiện các công việc khác nhau. Việc đầu tiên là hoàn tất check out cho khách cũ, sau đó sẽ cử nhân viên kiểm tra phòng xem có hư hại, mất mát gì không hay có đồ ăn nào mà khách đã sử dụng cần tính tiền không. Tiếp theo khách sạn hoàn tất thanh toán rồi trả lại khách giấy tờ tùy thân và tiền đặt cọc (nếu có).
Công đoạn tiếp theo là dọn dẹp phòng. Nếu có khách thuê ngay, nhân viên dọn phòng phải tiến hành công việc nhanh chóng mà vẫn đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ. Thời gian dọn phòng nhanh nhất là 15 phút và tùy theo tình trạng của căn phòng. Quá trình dọn dẹp, nhân viên sẽ phải hút toàn bộ bụi trong phòng, kiểm tra rèm, thay chăn ga gối đệm, lau sạch phòng và các đồ vật trong phòng.
Với những khách check in sớm và check out muộn, công việc của nhân viên khách sạn sẽ phiền phức hơn nên du khách thường phải chi trả thêm tiền cho khoảng thời gian này. Nếu phòng trả muộn dưới 3 tiếng, du khách bị tính thêm 30% giá phòng, muộn từ 3 tiếng trở lên là 50% giá phòng. Còn sau 18h, tiền phòng sẽ bị tính là 100%. Nhiều khách sạn áp dụng quy định trả phòng muộn một tiếng thì không tính phí.
Còn với nhận phòng, nếu check in từ 5h đến 9h, du khách sẽ bị tính thêm 50% tiền phòng hôm đó và sau 9h là 30%. Tuy nhiên, không phải khách sạn nào cũng đồng ý gia hạn ngay cả khi khách chấp nhận trả phí, vì không đủ số phòng để đáp ứng nhu cầu khi lượng khách đông.
